matrice eisenhower
Développement Personnel,  Organisation,  Télétravail

La matrice Eisenhower : priorisation et gain de temps au quotidien

Il existe actuellement de nombreux outils en matière de gestion du temps et d’organisation. Parmi eux, vous connaissez peut-être la matrice d’Eisenhower, qui porte le nom du 34e président des États-Unis, également chef militaire reconnu pour la gestion des priorités. Quel est le principe de la matrice d’Eisenhower au juste ? Comment l’utiliser et quels sont ses avantages ? Si cet outil est souvent utilisé dans le milieu professionnel et le management, je pense qu’il peut aussi nous aider à relativiser et à gagner du temps dans notre vie privée. Voyons comment l’adapter à votre organisation du quotidien ; encore plus, si vous êtes comme moi freelance et que vous travaillez à domicile.

Matrice Eisenhower : principe et définition

C’est à partir de la fameuse phrase de Dwight D. Eisenhower « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » que cette méthode d’organisation a été conçue. Il s’agit d’un tableau de priorisation des tâches dédié à gérer les priorités, à organiser le travail et à faciliter la prise de décision. À la maison, il va vous aider à prioriser votre to-do list perso.

Le principe de la matrice d’Eisenhower est simple, il propose de classer les tâches à réaliser en fonction de leurs urgences et de leurs importances. Celles-ci sont alors réparties en quatre catégories :

  • les tâches prioritaires ;
  • les tâches à planifier ;
  • celles à déléguer ;
  • celles à abandonner.

L’objectif étant de vous aider à canaliser vos efforts et votre concentration sur les tâches les plus essentielles grâce à une hiérarchisation de vos priorités.                                       

En d’autres termes, cette matrice est un outil efficace pour une bonne gestion de votre planning et pour gérer vos priorités de manière efficiente.

Comment faire la différence entre une tâche importante et une tâche urgente ?

La première question qui se pose pour pouvoir utiliser la matrice Eisenhower est comment différencier une tâche urgente d’une tâche importante ? Apprendre à identifier les tâches importantes et urgentes peut grandement aider à déterminer ce que vous pouvez déléguer et ce que vous devez accomplir en priorité.

Sachez alors que les tâches urgentes au sein de la matrice d’Eisenhower sont celles qui doivent être exécutées dans l’immédiat. La prise d’un rendez-vous urgent, d’un billet de train, la réparation d’une fuite dans votre domicile ou encore l’achèvement d’un projet avec une échéance font partie de cette catégorie.

En ce qui concerne les tâches importantes au sein de la matrice d’Eisenhower, ce sont celles qui ne sont pas prioritaires, mais dont la contribution à l’atteinte de vos objectifs sur le long terme est conséquente. L’anticipation est donc essentielle par rapport à l’accomplissement de ces tâches. Lancer une machine à laver, payer les factures, la planification d’un projet à long terme ou les petits travaux font partie de cette catégorie de tâches.

Lorsque vous aurez réussi à identifier quelles tâches sont urgentes et lesquelles sont importantes, vous êtes en mesure d’utiliser les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower pour une meilleure organisation.

quadrant eisenhower méthode d'organisation
Par Ofol ©wikimedia

Les quatre quadrants de la matrice Eisenhower

La matrice d’Eisenhower se présente sous forme de repère où vous avez les tâches urgentes en ordonnée et les tâches importantes sur l’abscisse. Sur ce repère, vous avez 4 cases selon le croisement de chaque critère (important ou urgent) qui correspondent à une tâche donnée.

Urgent et important

Cette case se trouve au point de croisement des pointes des deux axes. Les tâches qui y figurent doivent être vos priorités. Elles sont à la fois importantes et urgentes, et peuvent avoir été prévues ou non. Si elles ont été prévues, vous devez prendre des résolutions pour ne plus procrastiner à l’avenir.

En ce qui concerne les imprévus et les sollicitations de dernière minute, l’idéal est de mettre dans votre planning des créneaux dédiés à la gestion des imprévus. Cela peut par exemple correspondre à 1 ou 2 heures par semaine.

Important, mais pas urgent

Dans cette case, vous trouverez des tâches qui contribuent à l’atteinte de vos objectifs. Ce qu’il faut faire avec elles, c’est les planifier correctement dans votre agenda. Le but étant de les traiter avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Pas important, mais urgent

Les tâches qui font partie de cette catégorie sont celles qui vous causent le plus de stress. Elles sont chronophages au point de vous empêcher de passer du temps à traiter les tâches les plus importantes.

Il s’agit généralement de tâches que d’autres personnes vous demandent d’accomplir. Elles sont source d’interruptions dans votre planning. L’idéal pour ces tâches est de répondre « non » à ces demandes autant que possible ou de les déléguer. Dans votre vie de famille, partagez avec votre moitié ces tâches-là et responsabilisez vos enfants au maximum.

Pas important et pas urgent

Cette catégorie regroupe littéralement les tâches pouvant être qualifiées d’inutiles. Elles ne font que vous distraire et vous faire perdre du temps. La solution est donc de les supprimer de votre planning. Tout comme la case précédente, il s’agit généralement de tâche que des tierces vous demandent d’accomplir. Et encore une fois, vous devez apprendre à leur répondre par « non ».

Quels avantages à utiliser la matrice Eisenhower ?

Voilà, maintenant que vous avez classé et hiérarchisé toutes vos tâches, vous pouvez vous organiser de manière à consacrer plus de temps sur les tâches importantes et urgentes. Ensuite, vous pouvez passer aux tâches du quadrant « pas urgent, mais important », puis celles de la case « urgent mais pas important » et enfin à celles de la case « pas urgent et pas important » si votre temps vous le permet. La matrice d’Eisenhower est donc une manière d’écrire noir sur blanc sa to-do list et de prendre du recul sur chacune de ses missions. En réalité, qu’est-ce qui est vraiment important et urgent ?

En utilisant la matrice Eisenhower dans le cadre personnel et dans le processus de prise de décision, vous pourrez facilement organiser votre temps et être plus efficient. Cet outil vous aide à prioriser, planifier, déléguer et abandonner les tâches inutiles ou stériles. L’organisation de votre temps se verra optimisée.

Si vous vous sentez débordée et que vous avez l’impression d’être constamment dans l’urgence, respirez et faites vous une petite matrice d’Eisenhower sur un papier ou sur votre agenda. Ainsi, vous serez par où commencer ! Dites-moi en commentaire ce que vous en pensez et si vous avez des questions !

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