Méthode Zen to Done
Organisation

La méthode Zen to Done ou comment réussir ses projets sans stresser

Que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, une bonne organisation est nécessaire. Accomplir les tâches de votre to do list vous semble impossible, vous stressez tout le temps et vous avez du mal à atteindre vos objectifs ? Et si vous adoptiez la méthode Zen to Done, afin de réussir vos projets en toute sérénité ? Cette méthode d’organisation, très populaire, vous aidera à concrétiser vos projets, sans angoisser et sans vous sentir débordé. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur ce process.

La méthode Zen to Done, c’est quoi ?

Le Zen To Done est une méthode d’organisation mise au point par l’auteur Leo Babauta, journaliste et père de 6 enfants. Il confie avoir été débordé et dépassé par la complexité de ses journées, il oubliait régulièrement ce qu’il avait à faire. Puis, il prit les choses en main et créa cette méthode. Grâce à cette dernière, il a réussi à avoir une vie plus saine, plus simple et moins éparpillée.

En réalité, il s’est inspiré de la méthode GTD, Getting Things Done, de David Allen. Le principe de la méthode ZTD est simple : un objectif à la fois. Pour y arriver, vous devez adopter de nouvelles habitudes.

Votre intention principale peut concerner votre vie professionnelle (lancer votre propre boîte, opter pour une reconversion professionnelle, quitter son travail, etc.) ou votre vie personnelle (faire du sport, passer plus de temps avec vos enfants, s’adonner à un nouveau loisir, etc.).

Afin d’éviter de vous disperser et finir par être improductif, Leo Babauta conseille de consacrer le temps qu’il faut à l’appropriation d’une habitude, avant d’en adopter une autre. Et pour ne pas vous sentir dépassée par les événements, l’auteur conseille de décliner l’objectif principal en plusieurs sous-objectifs.

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Photo de Pixabay

Quels sont les avantages de cette méthode ?

Zen to Done est une manière de s’organiser qui se démarque par sa simplicité. La méthode ZTD présente de nombreux avantages. Cet outil d’optimisation de l’organisation vous aide à :

  • simplifier au maximum les choses ;
  • miser sur l’action concrète pour faciliter l’atteinte de ses objectifs de manière efficace ;
  • se concentrer sur une étape et une habitude à la fois, et donc, ne pas vous éparpiller ;
  • organiser vos tâches et vos projets de manière plus structurée.

Vous allez devenir plus productif et apprendre à mieux vous organiser. Mais par-dessus tout, la méthode Zen to Done vous aide à simplifier vos tâches.

Les 10 habitudes de la méthode Zen to Done

La méthode Zen to Done se base sur dix habitudes bien définies. Vous devez travailler sur une habitude à la fois pour garantir le fonctionnement de la méthode et vous éviter de vous disperser.

Collecter

La première habitude pour mieux s’organiser est de noter toutes les tâches et les missions qui vous sont confiées ou que vous souhaitez mener. L’objectif ici est de pouvoir réunir à un seul endroit, facile d’accès, la liste de toutes les tâches à accomplir pour libérer votre esprit, une to do list en somme. Cela vous aidera à ne rien oublier, même les plus petits détails de vos missions.

Pour cela, vous devez utiliser un outil simple d’accès que vous pouvez transporter avec vous, tout le temps. Il peut s’agir d’un petit carnet de notes, d’une application sur votre smartphone, ou encore d’un cloud. Dès que vous avez une idée, notez-là.

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Photo de Pew Nguyen sur Pexels

Traiter

Ensuite, c’est le moment de traiter tous les éléments collectés dans votre liste un à un. Comment s’y prendre ? Eh bien, Leo Babauta suggère la méthode suivante :

  • traiter toutes les tâches qui ne prennent pas plus de deux minutes immédiatement (lire et répondre à un mail, classer vos dossiers…) ;
  • supprimer les éléments qui ne vous sont pas utiles (brouillons, mails sans intérêts…) ;
  • sauvegarder ceux que vous souhaitez avoir à portée de main ;
  • déléguer les tâches qui peuvent l’être ;
  • planifier les tâches qui ne peuvent pas être réalisées sur le moment.

Le but de cette deuxième habitude est de faire en sorte qu’il n’y ait plus rien sur la liste dans l’outil de collecte.

Planifier

Établissez chaque semaine une liste de toutes les tâches les plus importantes. Chaque jour, ne retenez que le top 3 des missions à réaliser dans la journée. Commencez par la plus urgente.

Planifier de cette manière évite la procrastination et permet d’avoir une vision globale et claire de vos accomplissements et des tâches qui vous restent à réaliser.

Agir

Traitez un seul élément à la fois. Cela implique que vous devez agir en accordant toute votre attention et votre énergie à cette seule et unique tâche.

Il est important d’éviter le multitâche et les distractions si vous souhaitez être efficace. L’idéal est de travailler de manière ininterrompue afin de se débarrasser le plus rapidement possible de la tâche en question. Vous pouvez appliquer la méthode Pomodoro à cette étape.

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Utiliser un système simple et fiable

La méthode Zen to Done implique le recours à un système simple et fiable. Cela signifie que vous devez opter pour un outil qui vous permet de faciliter la création de listes de tâches. Celui-ci doit montrer ce que vous devez faire aujourd’hui, et aucune autre information. Il doit aussi assurer la sécurisation de vos données pour ne pas perdre vos listes.

Organiser

Ici, il est question d’organiser votre environnement pour qu’il soit propice au travail. Pour ce faire, l’auteur conseil de désencombrer son bureau et sa pièce de travail. Vous pouvez aussi nettoyer votre ordinateur et trier tout de suite les infos reçues pour ne pas encombrer votre esprit. 

Faire le point

Vous devez faire le bilan de vos accomplissements chaque semaine tout en réexaminant vos sous-objectifs et votre objectif principal. C’est le moment propice pour évaluer votre avancement et de revoir vos priorités en cas de besoin. 

Simplifier

Focalisez-vous sur l’essentiel. Par conséquent, limitez le nombre de tâches à accomplir en triant tous les éléments inscrits sur votre liste. Le mot d’ordre est la priorisation.

Vous devez également savoir dire non afin de ne pas vous engager à faire quelque chose qui décalera votre échéance et nuira à votre avancée.

Routine

Il est ici question d’instaurer des rituels dans votre quotidien. Les routines vous permettent de gagner en efficacité et de facilement changer vos habitudes. Elles aident aussi à mieux structurer vos journées.

Vous pouvez par exemple définir des horaires spécifiques pour le traitement de vos e-mails. Une autre routine qui permet d’être plus productif est de clôturer la journée en préparant les dossiers du lendemain.

Trouver sa passion

Enfin, la dixième et dernière habitude de la méthode ZTD est de vous passionner pour ce que vous faites. Quand les tâches que vous réalisez vous apportent du plaisir, vous n’allez pas vous éparpiller ni procrastiner. Trouvez votre passion et faites ce que vous aimez !

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Comment parvenir à changer ses habitudes avec la méthode ZTD ?

Pour réussir à s’approprier les 10 habitudes préconisées par cette méthode, Leo Babauta conseille de parler du changement en question à son entourage ou de l’écrire dans son blog. Cet engagement constitue une pression positive qui vous aidera à ne rien lâcher.

Enfin, l’auteur suggère de vous récompenser à chaque étape et surtout, restez confiant. Vous en êtes capable !

Que pensez-vous de cette méthode ? Est-ce qu’elle vous inspire ? Prête à sauter le pas ?

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6 commentaires

  • Délia

    Une méthode d’organisation bien utile pour s’organiser assez simplement. Et pour ceux qui veulent encore plus de facilité, l’auteur propose de commencer par 4 habitudes seulement 😉

  • Sébastien

    Merci pour cet article Olivia 😉 Cela fait longtemps que je me dis qu’il faut que j’applique cette méthode pour plusieurs aspects de ma vie, mais je n’ai pas encore passé le cap… Ce sera peut-être pour cette fois-ci ? 😉

    • Olivia

      Oui, c’est peut-être le moment ! Après, rien ne t’oblige à suivre toute la méthode, tu peux aussi conserver ce qui te parle le plus et l’adapter à ton profil 😉

  • Paleo

    J’ai lu le livre « zen to done » il y a un petit moment déjà, et si l’on applique les 10 habitudes, on est super organisé.
    Mais il faut s’y tenir, car on retombe facilement dans ses anciennes habitudes… en tout cas merci pour cet article qui m’a servi comme piqure de rappel 🙂

    • Olivia

      En effet, il faut s’y tenir suffisamment longtemps pour que cela devienne des habitudes et qu’elles s’ancrent dans le quotidien. Après comme toute méthode, je pense qu’il faut savoir aussi garder ce qui nous convient et mettre de côté le reste. L’important c’est de trouver sa propre organisation.

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